Ogni manifestazione fieristica richiede la compilazione di una serie di moduli con scadenze prestabilite, solitamente indicate nel manuale espositore, suddivisi in obbligatori e facoltativi.

La modulistica obbligatoria può includere l’assegnazione dell’incarico al contractor che monterà lo stand, che a sua volta dovrà compilare una serie di moduli, l’invio delle viste e dei disegni tecnici dello stand per verificarne la conformità ai regolamenti, l’ordine per l’energia elettrica, e la richiesta di eventuali punti di appendimento se il design dello stand prevede strutture sospese.

I moduli facoltativi possono invece riguardare servizi accessori come pulizia dello stand, catering, sponsorship, e noleggio di materiali audio/video. Il rispetto delle scadenze per l’ordine e il pagamento dei servizi richiesti è fondamentale, soprattutto per la modulistica obbligatoria: se un servizio non è pagato, la fiera potrebbe non rilasciare l’area al contractor, impedendo il montaggio dello stand. Anche per i servizi facoltativi, rispettare le scadenze può essere vantaggioso: alcuni centri fieristici offrono tariffe agevolate per ordini anticipati.