La Timeline è un elemento cruciale nell’organizzazione delle fiere. Infatti, quando si decide di partecipare a una manifestazione è fondamentale darsi delle tempistiche adeguate per la sua preparazione.

Da 12 a 9 mesi prima della manifestazione

• Definire gli obiettivi strategici e le aspettative. L’obiettivo è acquisire nuovi contatti tra clienti, partner, fornitori? Lanciare un prodotto in quel mercato?
• Procedere con la richiesta di partecipazione informandosi su costi e modalità.
• Decidere con quale dimensione di stand prendere parte alla fiera.
• Fare una previsione di costi e ROI.
• Approvare il budget.
• Valutare e scegliere gli spazi proposti nel floorplan da parte dell’organizzatore (vedi il nostro post “6 consigli per scegliere lo spazio giusto“).
• Inviare il modulo di iscrizione.
• Assegnare il compito della preparazione al team dedicato.

Da 9 a 6 mesi prima della manifestazione

• Decidere quali prodotti/servizi esporre, in base agli obiettivi prefissati inizialmente.
• Stabilire le linee guida per la progettazione dello stand e preparare un brief per il possibile allestitore.
• Inviare il brief ai possibili allestitori, richiedere un design e un preventivo, procedere con la valutazione e la scelta dello stesso.
• Controllare lo scadenzario della modulistica (se necessario, inviare il progetto di allestimento per l’approvazione all’ente organizzatore).

Da 6 a 3 mesi prima della manifestazione (in base alle dimensioni dello stand)

• Procedere con gli ordini necessari (utenze, appendimenti, ecc.), in base all’ordine di scadenza.
• Compilare il profilo dell’azienda nel catalogo della fiera.
• Decidere quali saranno le attività promozionali da effettuare prima e durante la fiera. Prima: si dovranno inviare delle comunicazioni specifiche alla stampa, ai fornitori, ai clienti? Durante: ci sarà un catering, sarà necessario del personale come hostess, promoter, interpreti, si terranno eventi organizzati appositamente per i propri partner, si dovrà organizzare un catering?.

Da 3 mesi all’inizio della manifestazione

• Definire la grafica dello stand.
• Commissionare e stampare cataloghi/brochure/gadget.
• Inviare gli inviti ai clienti (visitor pass).
• Definire il personale che sarà presente in fiera e richiedere i badge di ingresso.
• Fissare per tempo un calendario condiviso degli appuntamenti che si prevede di avere con clienti/fornitori.
• Richiedere eventuali pass per il parcheggio, il catering, il personale extra.
• Ordinare i lead retrieval (o altri strumenti per la scansione rapida dei visitatori).

Nei giorni di manifestazione

• Assicurarsi che un membro del team marketing/commerciale sia presente almeno negli ultimi giorni di costruzione dello stand, per verificare che sia stato realizzato secondo quanto previsto e per disporre i prodotti e i materiali promozionali in modo ottimale.
• Fotografare lo stand quando è ancora vuoto (servirà come reference per manifestazioni future).
• Raccogliere i contatti, i biglietti da visita.
• Controllare gli stand della concorrenza.
• Visitare gli stand di possibili clienti e fornitori.

Post manifestazione

• Smontare lo stand, imballarne le parti e i prodotti e procedere con la spedizione e l’eventuale smaltimento delle componenti.
• Archiviare i contatti e curare i follow up degli ordini ricevuti/effettuati (invio di mail, newsletter, telefonate).
• Esaminare il flusso di visitatori, ha soddisfatto le aspettative?.
• Valutare se sono stati raggiunti gli obiettivi preposti.
• Calcolare il costo totale ed effettivo di tutta la manifestazione.
• Annotare gli elementi positivi riscontrati nella realizzazione dello stand e nella gestione della fiera in generale e cosa si dovrà migliorare per le  prossime manifestazioni.
• Determinare il ROI.
• Decidere se partecipare o meno e con che dimensioni alla fiera futura.

Nel prossimo post entreremo nel dettaglio: come preparare al meglio il brief per i possibili allestitori?