Ogni manifestazione fieristica richiede la compilazione di una serie di form con delle scadenze prestabilite, indicate solitamente nel manuale espositore, che si suddividono in obbligatori e facoltativi.

All’interno della modulistica obbligatoria possono rientrare, tra gli altri, l’assegnazione dell’incarico al contractorche andrà a montare lo stand (e che a sua volta dovrà compilare una serie di moduli di sua competenza), l’invio delle viste e dei disegni tecnici dello stand – per verificare che sia conforme ai regolamenti fieristici – l’ordine per l’energia elettrica, la richiesta di eventuali punti di appendimento – nel caso il design dello stand preveda delle strutture sospese.

I moduli facoltativi possono invece comprendere servizi accessori quali pulizie dello stand, catering, sponsorship, noleggio di materiali audio/video…

Il rispetto delle scadenze per il pagamento degli ordini per i servizi richiesti è fondamentale, in particolare per quanto riguarda la modulistica obbligatoria: nel caso in cui un determinato servizio non risulti pagato, infatti, la fiera potrebbe non rilasciare l’area al contractor e impedire così il montaggio dell’allestimento. Ma è importante tenere d’occhio il calendario anche per i servizi facoltativi: alcuni centri fieristici, infatti, garantiscono delle tariffe agevolate per gli ordini inseriti e pagati con anticipo rispetto all’inizio della fiera.

Stilate una checklist delle attività da realizzare, tenendo sempre ben presenti le tempistiche e le scadenze relative ai diversi moduli.

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